REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DATIVIO
Wersja: 2026-10-26
Obowiązuje dla umów zawieranych od udostępnienia tej wersji w formularzu rejestracji. Zmiany warunków istniejących umów następują zgodnie z § 17.

§ 1. Usługodawca i definicje
1. Usługodawcą i właścicielem marki Dativio jest Szymon Jędrzejczak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą NewNetwork.pl Szymon Jędrzejczak, ul. Cicha 10/1, 72-100 Goleniów, NIP: 9552016771, dalej „Usługodawca”.
2. Adres kontaktowy i reklamacyjny: ul. Cicha 10/1, 72-100 Goleniów. E-mail w sprawach usługi, reklamacji i ochrony danych: biuro@dativio.pl.
3. Regulamin określa warunki korzystania z aplikacji Dativio dostępnej pod adresem dativio.pl oraz pod innymi adresami udostępnionymi przez Usługodawcę.
4. Klient — przedsiębiorca lub inny podmiot zawierający umowę w związku ze swoją działalnością. Użytkownik — osoba upoważniona przez Klienta do korzystania z aplikacji. Administrator firmy — Użytkownik zarządzający przestrzenią Klienta, dostępami i konfiguracją.
5. Usługa — udostępnianie Dativio w modelu SaaS. AI — modele i mechanizmy sztucznej inteligencji wykorzystywane przez aplikację. Dane Klienta — dane, dokumenty, polecenia i informacje przekazane do aplikacji lub odczytane przez skonfigurowane integracje.
6. Stanowisko — uprawnienie jednego imiennie wskazanego Użytkownika do korzystania z aplikacji. Zamówienie — uzgodnione warunki obejmujące plan, stanowiska, opłaty i okres rozliczeniowy.
7. Przedsiębiorca chroniony — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego i przepisy przyznają jej odpowiednią ochronę konsumencką.
8. Usługa jest przeznaczona do działalności zawodowej i gospodarczej. Nie wyłącza to uprawnień Przedsiębiorców chronionych.

§ 2. Zakres Usługi
1. Dativio umożliwia, w zakresie udostępnionych funkcji i uprawnień, rozmowę z agentem AI, odczyt i analizę danych z Subiekta GT, przygotowanie zestawień, raportów i plików, tworzenie widoków, tabel, filtrów i przycisków oraz korzystanie z gotowych botów, automatyzacji i obsługiwanych operacji w systemach zewnętrznych.
2. Zakres zależy od planu, konfiguracji firmy, uprawnień Użytkownika, dostępności integracji i wymaganych licencji.
3. Zapis danych w Subiekcie GT jest realizowany za pomocą obsługiwanych mechanizmów integracji, w szczególności Sfery dla Subiekta GT. Klient zapewnia wymagane licencje i zgodne środowisko.
4. Dativio wspomaga pracę i nie zastępuje nadzoru nad przedsiębiorstwem ani profesjonalnej obsługi księgowej, podatkowej lub prawnej.
5. Usługodawca nie jest producentem Subiekta GT. Prawa do nazw i znaków systemów zewnętrznych należą do uprawnionych właścicieli.

§ 3. Wymagania techniczne
1. Korzystanie z aplikacji wymaga dostępu do internetu, aktualnej przeglądarki obsługującej JavaScript i niezbędne pliki cookies oraz aktywnego adresu e-mail.
2. Integracja z Subiektem GT wymaga zgodnej wersji systemu, odpowiednich uprawnień, instalacji agenta lub innego udostępnionego komponentu i połączenia z infrastrukturą Klienta.
3. Szczegółowe wymagania integracji są udostępniane przed jej uruchomieniem. Klient powinien zweryfikować zgodność środowiska przed zamówieniem płatnej Usługi.
4. Klient utrzymuje własną infrastrukturę, zapewnia legalność oprogramowania i wykonuje kopie zapasowe systemów źródłowych. Dativio nie zastępuje kopii zapasowej Subiekta GT.
5. Usługodawca informuje o istotnych zmianach wymagań z odpowiednim wyprzedzeniem, chyba że natychmiastowa zmiana jest konieczna dla usunięcia zagrożenia lub wykonania obowiązku prawnego.

§ 4. Zawarcie umowy i konta
1. Przed zawarciem umowy Klient otrzymuje Regulamin w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie. Formularz rejestracji wymaga aktywnego zaznaczenia pola akceptacji Regulaminu.
2. Umowa dotycząca okresu testowego zostaje zawarta po zaakceptowaniu Regulaminu i potwierdzeniu utworzenia konta przez system.
3. Płatna Usługa wymaga odrębnego Zamówienia z warunkami finansowymi. Umowa płatna zostaje zawarta po jego zaakceptowaniu i potwierdzeniu przez Usługodawcę.
4. Osoba działająca w imieniu Klienta powinna posiadać odpowiednie umocowanie. Klient podaje prawdziwe dane i aktualizuje informacje potrzebne do wykonania umowy.
5. Konta są imienne. Nie należy udostępniać danych logowania osobom nieupoważnionym. Administrator firmy przyznaje i odbiera uprawnienia stosownie do obowiązków Użytkowników.
6. Klient powinien niezwłocznie odbierać dostęp osobom, które przestały być upoważnione, oraz zgłaszać podejrzenie przejęcia konta, ujawnienia klucza lub innego incydentu.

§ 5. Okres testowy i opłaty
1. Standardowy okres testowy wynosi 30 dni, nie wymaga danych karty płatniczej i nie zobowiązuje do zamówienia płatnej Usługi.
2. Okres testowy nie przekształca się automatycznie w płatną subskrypcję bez wyraźnego Zamówienia Klienta.
3. Standardowa cena wynosi 149 zł netto za stanowisko miesięcznie. Okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Do ceny dolicza się VAT według właściwej stawki, chyba że Zamówienie określa inne warunki.
4. Przed przyjęciem Zamówienia Usługodawca wskazuje pełną cenę, okres rozliczeniowy, termin płatności, zasady odnowienia oraz ewentualne limity i opłaty dodatkowe.
5. Opłaty za usługi zewnętrzne lub funkcje dodatkowo płatne wymagają poinformowania Klienta i jego akceptacji przed naliczeniem.
6. Zmiana liczby stanowisk i rozliczenie następują na warunkach przedstawionych przed zatwierdzeniem zmiany.
7. W razie zaległości Usługodawca może ograniczyć płatne funkcje po wezwaniu do zapłaty i wyznaczeniu dodatkowego terminu co najmniej 7 dni.
8. Zmiany ceny nie wpływają na opłacony okres. Kontynuacja na nowych warunkach wymaga skutecznego poinformowania Klienta i możliwości zakończenia umowy przed ich zastosowaniem.

§ 6. Korzystanie z AI
1. Użytkownik komunikuje się z systemem AI. Odpowiedzi i propozycje działań mogą być generowane automatycznie.
2. AI może popełniać błędy, nieprawidłowo interpretować polecenia, pomijać informacje lub przedstawiać niepoprawny wynik w przekonujący sposób.
3. Wynik AI nie stanowi zapewnienia jego bezbłędności, kompletności ani przydatności do każdej decyzji gospodarczej. Nie uchyla to zobowiązania Usługodawcy do zapewnienia funkcjonalności uzgodnionych w umowie.
4. Przed wykorzystaniem wyniku Klient powinien przeprowadzić weryfikację odpowiednią do znaczenia operacji, w szczególności sprawdzić kontrahenta, towary, ilości, ceny, podatki, numery rachunków, odbiorców wiadomości i zakres zmienianych danych.
5. Wyniki AI nie powinny być jedyną podstawą decyzji powodujących istotne skutki prawne lub finansowe bez odpowiedniej kontroli człowieka.
6. Klient ustala zasady korzystania z AI przez upoważnione osoby, w tym zasady nadzoru i akceptacji.
7. Informacje z dokumentów, poczty lub innych źródeł mogą zawierać błędne albo złośliwe instrukcje. Usługodawca stosuje zabezpieczenia ograniczające to ryzyko, a Użytkownik powinien weryfikować proponowane działania odbiegające od zleconego zadania.

§ 7. Operacje i automatyzacje
1. Operacje zmieniające dane lub wysyłające wiadomości są wykonywane zgodnie z uprawnieniami, ustawieniami i mechanizmami zatwierdzania danej funkcji.
2. Jeżeli aplikacja wymaga potwierdzenia podglądu, Użytkownik powinien sprawdzić jego treść przed akceptacją.
3. Uruchomienie harmonogramu lub automatyzacji stanowi zlecenie działań w zatwierdzonym zakresie, czasie i według ustalonych parametrów.
4. Klient powinien monitorować wyniki oraz wyłączyć automatyzację w przypadku nieprawidłowości lub utraty aktualności jej założeń.
5. Zatwierdzenie przez Użytkownika nie zwalnia Usługodawcy z odpowiedzialności za wykonanie operacji niezgodnie z zatwierdzonym zakresem.
6. Nie wszystkie funkcje obsługują harmonogram. Dostępność tej możliwości wynika z opisu i konfiguracji funkcji.
7. Dane w widokach mogą pochodzić z zapisanych lokalnie wyników i odzwierciedlać stan z chwili ostatniego skutecznego odświeżenia, a nie aktualny stan systemu źródłowego.

§ 8. Bezpieczeństwo i poufność
1. Usługodawca dokłada należytej staranności właściwej dla profesjonalnego dostawcy usług informatycznych oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka.
2. Ochrona obejmuje szyfrowanie transmisji HTTPS/TLS, szyfrowane połączenia integracyjne w zakresie udostępnionej architektury, szyfrowanie przechowywanych sekretów integracji, kontrolę dostępu i uprawnień, logiczne rozdzielenie danych Klientów, aktualizacje zabezpieczeń i obsługę zgłoszonych incydentów.
3. Szyfrowanie transmisji lub sekretów nie oznacza samo w sobie szyfrowania każdej kategorii danych w każdej warstwie systemu. Szczegółowy zakres określa dokumentacja bezpieczeństwa.
4. Dostęp personelu i podwykonawców do Danych Klienta jest ograniczany do zakresu koniecznego do świadczenia Usługi, wsparcia, bezpieczeństwa lub wykonania obowiązku prawnego. Osoby upoważnione są zobowiązywane do poufności.
5. Informacje poufne Klienta nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z wykonaniem umowy bez odrębnej zgody, chyba że wymagają tego przepisy.
6. Żaden system informatyczny nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka. Nie ogranicza to obowiązków Usługodawcy dotyczących bezpieczeństwa i reagowania na naruszenia.

§ 9. Dostawcy AI i Zero Data Retention
1. W zakresie przetwarzania Danych Klienta przez modele językowe Usługodawca korzysta wyłącznie z usług dostawców mających siedzibę w USA lub Europie, na warunkach Zero Data Retention (ZDR), które wykluczają przechowywanie treści żądań i odpowiedzi po zakończeniu ich przetwarzania oraz wykorzystywanie tych treści do trenowania modeli.
2. Wymóg ten obejmuje także połączenia zastępcze. Jeżeli nie jest dostępna usługa spełniająca te wymagania, odpowiednia funkcja AI zostaje wstrzymana zamiast przekazania danych do usługi niespełniającej wymogu ZDR.
3. Przetwarzanie konieczne do udzielenia odpowiedzi odbywa się podczas realizacji żądania. Metadane techniczne i rozliczeniowe mogą być przetwarzane w zakresie ujawnionym w dokumentacji dostawców i informacji o przetwarzaniu danych.
4. ZDR po stronie dostawców modeli nie obejmuje historii rozmów, zapisanych widoków, plików ani innych danych przechowywanych przez Dativio w celu świadczenia Usługi. Zasady ich przechowywania określają polityka prywatności i umowa powierzenia przetwarzania danych.
5. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania ogólnodostępnych modeli AI bez odrębnego uzgodnienia i właściwej podstawy prawnej.
6. Siedziba dostawcy w USA lub Europie nie oznacza, że wszystkie operacje odbywają się w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Lokalizacje, podwykonawcy i podstawy transferów są wskazywane w dokumentacji ochrony danych.
7. Lista podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu, w tym pośredników, jest udostępniana Klientowi przed powierzeniem danych. Integracje inne niż obsługa modeli językowych mają odrębnie określone zasady retencji.

§ 10. Dane osobowe
1. Usługodawca jest administratorem danych przetwarzanych we własnych celach, w szczególności obsługi kont, zawierania umów, rozliczeń, kontaktu i dochodzenia roszczeń.
2. Szczegóły tego przetwarzania, w tym podstawy prawne, okresy przechowywania, odbiorcy i prawa osób, określa polityka prywatności.
3. W odniesieniu do danych osobowych przekazanych do Dativio lub udostępnionych przez integracje w celach określonych przez Klienta, Usługodawca co do zasady działa jako podmiot przetwarzający. Klient może być administratorem lub uprawnionym podmiotem przetwarzającym.
4. Przed rozpoczęciem takiego przetwarzania strony zawierają umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO, określającą zakres, cel, podwykonawców, zabezpieczenia, audyt, obsługę incydentów, pomoc w realizacji praw osób i postępowanie z danymi po zakończeniu umowy.
5. Klient zapewnia podstawę prawną udostępniania danych i realizuje obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą.
6. Klient ogranicza dane do niezbędnego minimum. Szczególne kategorie danych i dane dotyczące wyroków skazujących wymagają wcześniejszego uzgodnienia odpowiednich warunków.
7. Transfer poza EOG odbywa się wyłącznie z zastosowaniem właściwej podstawy przewidzianej w RODO.
8. Regulamin nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą, ani obowiązków stron wynikających z RODO.

§ 11. Niedozwolone korzystanie
1. Zabronione jest wykorzystywanie Usługi do działań bezprawnych, naruszania praw osób trzecich, nieuprawnionego dostępu do danych, rozsyłania spamu i obchodzenia zabezpieczeń.
2. Klient nie może dostarczać treści bezprawnych ani danych, do których przetwarzania nie jest uprawniony, destabilizować aplikacji ani świadomie obchodzić uzgodnionych limitów.
3. Usługodawca może ograniczyć dostęp w zakresie koniecznym do zatrzymania naruszenia lub ochrony bezpieczeństwa. Informuje o przyczynie i zakresie ograniczenia, chyba że zabrania tego prawo lub ujawnienie informacji zwiększałoby zagrożenie.
4. Po ustaniu przyczyny Usługodawca przywraca dostęp bez nieuzasadnionej zwłoki.

§ 12. Odpowiedzialność
1. Usługodawca odpowiada za wykonanie umowy z należytą starannością, z uwzględnieniem poniższych postanowień i bezwzględnie obowiązujących przepisów.
2. W relacjach z Klientem niebędącym konsumentem ani Przedsiębiorcą chronionym Usługodawca nie odpowiada za gospodarcze skutki decyzji Klienta podjętych wyłącznie na podstawie nieweryfikowanych wyników AI ani za skutki błędnych poleceń lub konfiguracji Klienta, w zakresie, w jakim szkoda wynika z tych okoliczności, a nie z nienależytego wykonania umowy przez Usługodawcę.
3. W tych samych relacjach odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy ogranicza się do rzeczywistej straty. Wyłącza się odpowiedzialność za utracone korzyści, w tym przewidywany zysk, utracone możliwości handlowe i spodziewane oszczędności.
4. Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza wynikająca z jednego zdarzenia lub serii zdarzeń o tej samej przyczynie nie przekracza wyższej z kwot: sumy opłat netto zapłaconych za Usługę w ciągu 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie albo 1 000 zł.
5. Ograniczenia z ust. 2–4 nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa, szkód na osobie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć prawem. Nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności osób, których dane dotyczą.
6. Usługodawca nie odpowiada za nieprawidłowości spowodowane wyłącznie błędami Danych Klienta, awarią infrastruktury pozostającej poza odpowiedzialnością Usługodawcy lub ingerencją Klienta wbrew dokumentacji.
7. Korzystanie z zewnętrznych dostawców AI nie powoduje automatycznego wyłączenia odpowiedzialności Usługodawcy za własne zobowiązania, dobór usług i konfigurację integracji.
8. Obowiązek weryfikacji przez Klienta nie uprawnia Usługodawcy do pomijania uzgodnionych zabezpieczeń lub potwierdzania działań.
9. Strony współpracują przy ograniczaniu skutków incydentu, zabezpieczeniu informacji i ustaleniu przyczyn.

§ 13. Dostępność, aktualizacje i reklamacje
1. Usługodawca utrzymuje i rozwija aplikację oraz usuwa nieprawidłowości z należytą starannością.
2. Gwarantowany poziom dostępności lub czas reakcji obowiązuje wyłącznie, gdy określono go w odrębnym SLA. Brak SLA nie wyłącza odpowiedzialności za niewykonanie umowy.
3. Planowane prace mogą czasowo ograniczać dostępność. O istotnych pracach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.
4. Aktualizacje nie mogą pozbawiać Klienta zasadniczych funkcji opłaconej Usługi bez odpowiedniej podstawy i zachowania jego praw.
5. Reklamacje można składać na biuro@dativio.pl lub adres: ul. Cicha 10/1, 72-100 Goleniów. Reklamacja powinna umożliwiać identyfikację Klienta i problemu. Warto wskazać czas zdarzenia, oczekiwany rezultat i komunikat błędu. Nie należy przesyłać haseł, kluczy API ani zbędnych danych osobowych.
6. Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Jeżeli usunięcie problemu wymaga więcej czasu, odpowiedź określa dalsze działania.
7. Reklamacja nie ogranicza innych praw Klienta.

§ 14. Zakończenie Usługi i odzyskanie danych
1. Klient może zrezygnować z testu w dowolnym momencie bez opłat.
2. Płatną umowę można zakończyć według Zamówienia. Jeżeli nie uzgodniono inaczej, wypowiedzenie przed końcem bieżącego miesięcznego okresu rozliczeniowego wywołuje skutek z jego końcem, bez naliczania kolejnego okresu.
3. Rezygnację można zgłosić na biuro@dativio.pl. Przycisk w aplikacji nie jest jedyną dopuszczalną formą wypowiedzenia.
4. W razie istotnego naruszenia strona może rozwiązać umowę po bezskutecznym upływie co najmniej 7 dni wyznaczonych drugiej stronie na usunięcie naruszenia, chyba że uzasadnione jest natychmiastowe działanie.
5. Usługodawca zapewnia odzyskanie danych podlegających eksportowi w dostępnym, powszechnie używanym formacie. Zakres obejmuje Dane Klienta i jego zasoby cyfrowe podlegające wydaniu, z poszanowaniem praw osób trzecich.
6. Gdy zastosowanie mają przepisy o zmianie dostawcy usług przetwarzania danych, Usługodawca zapewnia wymaganą pomoc, ciągłość i eksport. Okres powiadomienia o rozpoczęciu zmiany nie przekracza 2 miesięcy, a standardowy okres przejściowy wynosi maksymalnie 30 dni, z uwzględnieniem dopuszczalnych prawem wyjątków i terminów wybranych przez Klienta.
7. Po zakończeniu okresu przejściowego Klient ma co najmniej 30 dni na odzyskanie danych. Usługodawca nie nalicza dodatkowej opłaty za sam eksport.
8. Po zakończeniu obowiązku udostępniania danych Usługodawca usuwa je albo zwraca zgodnie z umową powierzenia. Wyjątki wynikające z prawa, okresy przechowywania kopii zapasowych i sposób ich usuwania określa dokumentacja retencji udostępniona przed zawarciem umowy.
9. Zakończenie Usługi nie powoduje usunięcia danych z Subiekta GT Klienta.

§ 15. Uprawnienia Przedsiębiorców chronionych
1. Ograniczeń odpowiedzialności przewidzianych wyłącznie dla zwykłych relacji B2B nie stosuje się do Przedsiębiorców chronionych.
2. Jeżeli przepisy przyznają prawo odstąpienia od umowy na odległość, termin wynosi co do zasady 14 dni od zawarcia umowy. Bezpłatny test nie zastępuje ustawowego prawa odstąpienia.
3. Oświadczenie można wysłać e-mailem lub pocztą. Wystarczy jednoznacznie wskazać wolę odstąpienia i umowę.
4. Rozpoczęcie świadczenia przed upływem terminu odstąpienia następuje na wyraźne żądanie uprawnionego Klienta, jeśli jest wymagane prawem. Samo zalogowanie nie stanowi zrzeczenia się prawa odstąpienia.
5. Zwrot płatności i ewentualne rozliczenie świadczeń wykonanych przed odstąpieniem następują na zasadach ustawowych.
6. W przypadku niezgodności usługi cyfrowej z umową uprawniony Klient może żądać doprowadzenia jej do zgodności, a w przypadkach przewidzianych prawem — obniżenia ceny lub odstąpienia od umowy.
7. Przykładowe oświadczenie: „Odstępuję od umowy dotyczącej Dativio zawartej dnia […]. Imię i nazwisko/firma: […], adres: […], e-mail konta: […], data: […].”
8. Jeżeli umowa zostanie skutecznie zawarta z konsumentem, jego bezwzględnie obowiązujące prawa pozostają zachowane.

§ 16. Prawa do aplikacji i danych
1. Prawa do aplikacji, kodu, oznaczeń i dokumentacji przysługują Usługodawcy lub odpowiednim uprawnionym podmiotom.
2. Klient otrzymuje na czas umowy niewyłączne uprawnienie do korzystania zgodnie z przeznaczeniem aplikacji i Zamówieniem.
3. Dane Klienta pozostają pod jego kontrolą. Usługodawca uzyskuje wyłącznie uprawnienia konieczne do przetwarzania w celu wykonania umowy.
4. Klient może wykorzystywać wyniki w swojej działalności z poszanowaniem prawa i praw osób trzecich. Wyniki AI mogą nie być unikalne i nie zawsze podlegają ochronie prawnoautorskiej.
5. Usługodawca nie publikuje nazwy, logo ani danych Klienta jako referencji bez odrębnej zgody.

§ 17. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe
1. Regulamin może być zmieniany z ważnych przyczyn: zmiany prawa, koniecznych zmian bezpieczeństwa, zmian technicznych wpływających na Usługę lub wprowadzenia nowych funkcji.
2. Zmiana pozostaje w związku z jej przyczyną i nie działa wstecz.
3. Informacja o zmianie, przyczynie, treści i terminie obowiązywania jest przekazywana na trwałym nośniku, np. e-mailem, co najmniej 30 dni wcześniej, chyba że przepisy lub pilne względy bezpieczeństwa uzasadniają inny termin.
4. Klient może zakończyć umowę przed wejściem w życie zmiany, której nie akceptuje. Zmiana nie pozbawia praw do rozliczenia niewykorzystanego świadczenia w przypadkach przewidzianych prawem lub umową.
5. Zmiana przetwarzania danych lub podwykonawców podlega również procedurze umowy powierzenia.
6. Do umowy stosuje się prawo polskie, bez pozbawiania osób chronionych praw wynikających z przepisów, których nie można wyłączyć.
7. Spory rozpoznaje sąd właściwy zgodnie z przepisami. Nieważność pojedynczego postanowienia nie narusza pozostałych w zakresie dopuszczalnym prawem.
8. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający zapisanie i odtworzenie.